Manajemen Proyek Sistem Informasi "Menyusun presentasi proposal sistem"

Tahap-tahap Menyusun presentasi proposal sistem yaitu sebagai berikut :

1. Persiapan

Temukan poin-poin penting didalam proposal anda yang layak untuk dipresentasikan.
Isyaratkan bahwa nantinya selain membawakan presentasi secara formal, anda dapat membawa suasana seakan-akan dalam situasi informal, sehingga suasana pada saat presentasi nantinya agar lebih santai.

2. Membawa notebook saat presentasi
Dua dari visual yang paling efektif yang dapat anda gunakan adalah perangkat lunak menggunakan komputer notebook dan proyektor komputer bermutu tinggi. Ada beberapa logistik yang perlu anda waspadai ketika membawa komputer notebook saat presentasi proposal, bila memungkinkan, usahakan menggunakan sistem proyektor dengan layar besar sehingga setiap orang didalam ruangan mampu melihat presentasi pada saat yang sama.

3. Menggunakan presentasi dalam paket-paket grafis
Salah satu cara yang paling mengesankan untuk menampilkan proposal sistem anda adalah dengan membuat tampilan slide menggunakan paket perangkat lunak presentasi semacam Microsoft Power Point, yang mencakup easy to use,template professional looking.
Perhatikan bahwa berbagai macam clipboard art yang menarik tersedia bagi pengguna. Jangan lupa untuk memilih image-image yang membantu anda menghidupkan apa yang anda ingin komunikasikan.

4. Petunjuk menciptakan penampilan slide
Saat membuat tampilan slide, jangan lupa melakukan beberapa hal sebagai berikut:

• Gunakan template yang disediakan oleh sebagian besar paket agar bisa membuat desain yang bagus, efeknya konsisten dan menghemat waktu.
• Gunakan kombinasi grafik dan teks untuk berkomunikasi. Data-data bisa dibuat dalam bentuk bagan melalui berbagai macam cara sehingga tampilannya efektif. Bentuk dan ukuran huruf bisa dipilih agar mudah dibaca dan sesuai. Ukuran yang disarankan adalah minimum 20 sampai 22 poin, sedangkan bentuk huruf San Serif (tanpa kaki-kaki kecil dibagian bawah huruf) lebih baik untuk pencetakan.
• Jagalah agar masing-masing slide bersih dan hati-hati terhadap kekacauan. Jangan masukkan lebih dari lima poin utama per slide anda.
• Gunakan warna-warna sebijak mungkin. Tampilkan satu warna utama untuk visualisasi yang rumit seperti bagan. Hindari latara belakang putih
• Gunakan clipart dengan teks untuk menambah humor serta untuk lebih menekankan poin anda.
• Gunakan suara untuk membantu menggaris bawahi maksud presentasi anda. Penggunaan suara yang bijaksana akan membantu pendengar anda mengingat pembicaraan tersebut nanti.
• Lakukan pendekatan multimedia untuk presentasi anda, integrasikan slide, video dan suara melalui hypermedia untuk berkomunikasi dengan cara yang paling tidak mudah digunakan.
• Jika anda menggunakan sebuah komputer laptop, hidupkannya. Sebagian besar akan memasuki mode ‘sleep’ setelah beberapa saat tidak aktif, dan layar akan hilang.
• Hindari penggunaan transisi yang sangat bertentangan (ketika satu slide berpindah keslide berikutnya)

5. Prinsip-prinsip membawakan presentasi
Aturan untuk membawakan presentasi pada dasarnya adalah :

• Suara cukup keras sehingga pendengar bisa mendengar anda.
• Perhatikan setiap orang didalam ruangan saat anda berbicara.
• Buatlah visualisasi yang cukup besar sehingga penonton bisa melihatnya.
• Gunakan sikap tubuh yang alami untuk gaya pembicaraan anda.
• Perkenalkan dan simpulkan pembicaraan anda dengan penuh percaya diri.

Kadangkala saat presentasi, penyaji merasa cemas, untuk mengatasinya berikut petunjuk-petunjuknya :
a. Jadilah diri sendiri
Menjadi diri sendiri berarti kepribadian pembicara sangat penting dalam mempengaruhi pendengar. Penyaji presentasi perlu mengembangkan aspek-aspek kepribadian mereka sendiri: intelektual, emosional, spiritual.

b. Siap
Siap berarti semakin seksama penganalisis mengetahui bahan-bahannya, akan lebih mudah membawakannya. Sebagian kecil pembicara,jika ada, berbakat berbicara secara spontan. Dengan SIAP membuat pembicara lebih percaya diri menyatakan bahwa mereka memiliki sesuatu yang penting untuk disampaikan kepada pendengar dan mereka akan melakukan segalanya untuk berkomunikasi dengan pendengar.

c. Berbicara secara alami

• Berbicara secara alami, bukan menghafal atau membaca, malah akan terlihat lebih belum siap, karena pembicara yang membaca dari sebuah teks hanya memiliki sedikit kesempatan untuk berangkat dari poin utamanya.
• Bagaimanapun juga, dengan membaca, akan merusak kredibilitas pembicara karena membatasi kontak mata yang sangat penting.
• Sebagai pengganti membaca atau menghafal, ketahui empat sampai enam poin utama anda dengan baik, ketahui bahan-bahan pendukung yang menyertai setiap poin utama, tapi jangan menuliskannya.

d. Jangan lupa bernapas panjang
Cara paling mudah mendapat kekuatan untuk berbicara lantang adalah dengan menyadari proses pernapasan. Tarik napas panjang dan dalam sebelum menghadapi pendengar. Tarik napas diantara kalimat dan selama jeda pembicaraan. Suara anda akan tetap kuat dan anda akan tenang.

Selamat Membaca dan Terima Kasih....

By : Adjie_ss