Proposal tertulis bertindak sebagai rangkuman hasil karya penganalisis sistem didalam perusahaan sampai titik ini, dan sebagai hasil karya yang penting maka perlu berhati-hati dalam menuliskan dan menampilkannya.
Metode yang tersedia yaitu :
- Mengorganisir isi dari proposal
- Tulisan dalam gaya profesional
- Menampilkan proposal semenarik mungkin
Sepuluh bagian utama terdiri dari proposal sistem tertulis. Masing-masing bagian memiliki fungsi khusus, dan proposal yang sebenarnya harus disusun menurut urutan sebagai berikut :
- Tulisan sampul
- Halaman judul proyek
- Daftar isi
- Rangkuman eksekutif (termasuk rekomendasi-rekomendasi)
- Garis besar studi sistem dengan dokumentasi yang sesuai
- Hasil-hasil mendetail mengenai studi sistem tersebut
- Alternatif-alternatif sistem (tiga atau empat solusi yang memungkinkan)
- Rekomendasi penganalisis sistem
- Ringkasan proposal
- Lampiran-lampiran (aneka macam dokumentasi, ringkasan fase-fase, koresponden, dan sebagainya).
Tulisan sampul untuk manajemen dan urusan TI harus menyertai proposal sistem. Memuat daftar orang-orang yang melakukan studi tersebut dan merangkum tujuan-tujuan studi. Tulisan sampul juga mencakup informasi mengenai waktu dan tempat yang sudah ditetapkan sebelumnya untuk pelaksanaan presentasi proposal sistem tersebut secara lisan. Buatlah tulisan sampul seringkas mungkin(maksimum satu halaman) dan ramah.
2. Halaman judul proyek
Mencakup halaman judul nama proyek, nama-nama anggota tim penganalisis sistem, serta tanggal pengesahan proposal tersebut. Buatlah penampilan judul halaman tidak terlalu membingungkan. Judul proposal harus mencerminkan isi proposal secara akurat tetapi sekaligus juga melampirkan beberapa gambaran. Maksud utamanya ialah judul halaman sangat penting untuk menarik perhatian pembaca agar membuka proposal tersebut, dan tidak boleh dilakukan sebagai pemikiran yang timbul kemudian.
3. Daftar isi
Daftar isi bisa sangat berguna bagi pembaca proposal yang isinya sangat panjang. Jika proposal tersebut kurang dari sepuluh halaman, abaikan daftar isi, karena tidak penting sebagai dokumen singkat.
4. Ringkasan eksekutif
Ringkasan eksekutif, dalam 250 sampai 375 kata, menampilkan siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana proposal tersebut, seperti paragraf pertama dalam suatu cerita baru. Yang menuju ke inti proyek sistem sehingga siapapun yang membacanya akan mendapatkan konsep yang akurat mengenai apa yang terjadi. Selain itu juga mencakup rekomendasi-rekomendasi penganalisis sistem yang dan tindakan-tindakan yang diharapkan dari pihak manajemen, karena sebagian orang hanya memiliki sedikit waktu untuk membaca ringkasan tersebut. Harus ditulis terakhir, setelah bagian akhir dari proposal tersebut selesai.
5. Garis besar studi sistem
Garis besar studi sistem menampilkan informasi mengenai semua metode yang digunakan dalam studi tersebut serta siapa dan apa yang dipelajari. Apapun kuesioner, wawancara, sampling data-data arsip, observasi, atau prototyping yang digunakan dalam studi sistem harus diuraikan dalam bagian ini.
6. Hasil-hasil mendetail studi sistem
Bagian ini merinci apa yang ditemukan penganalisis sistem mengenai sistem tersebut melalui semua metode yang digambarkan dalam metode sebelumnya. Kesimpulan mengenai problem-problem sistem yang muncul dan selama studi, termasuk jensi dan tingkat kesalahan, banyaknya kerja saat itu dan yang diproyeksikan, serta bagaimana pekerjaan tersebut ditangani oleh sistem yang ada, harus dituliskan disini.
Disini bahan-bahan tersebut harus mengungkapkan problem-problem tersebut serta menyarankan peluang-peluang yang membangkitkan alternatif-alternatif yang ditampilkan pada bagian berikutnya.
7. Alternatif-alternatif sistem
Dibagian alternatif-alternatif sistem, penganalisis menampilkan dua atau tiga solusi alternatif yang secara langsung mengarahkan problem yang dikemukakan diatas. Alternatif-alternatif yang anda tampilkan disini harus mencakup satu alternatif yang merekomendasikan untuk menjaga sistem yang lama. Masing-masing alternatif bisa diuraikan secara terpisah.
Gambarkan biaya dan keuntungan dari setiap situasi yang ada. Karena biasanya terdapat satu kekurangan dalam setiap solusi, pastikan untuk memasukkan keuntungan dan kerugiannya dari masing-masing alternatif tersebut.
Masing-masing alternatif harus menunjukkan dengan jelas apa yang harus dilakukan pihak manajemen untuk mengimplementasikannya. Kata-katanya harus sejelas mungkin, misalnya seperti “belilah komputer notebook untuk semua manajer tingkat menengah”,”belilah paket perangkat lunak untuk mengatur inventaris”, dan “modifikasikan sistem yang ada dengan mendanai upaya-upaya pemrograman ditempat”.
8. Rekomendasi-rekomendasi penganalisis sistem
Setelah tim penganalisis sistem mempetimbangkan alternatif-alternatif tersebut, mereka akhirnya memiliki pendapat profesional yang pasti mengenai solusi mana yang paling bisa dijalankan. Bagian rekomendasi-rekomendasi penganalisis mencerminkan solusi yang disarankan. Termasuk-termasuk alasan-alasan yang mendukung rekomendasi tim sehingga mudah dipahami mengapa dibuat. Rekomendasi tersebut harus mengalir secara logis dari analisis solusi alternatif sebelumnya.
9. Ringkasan proposal
Ringkasan proposal adalah pernyataan singkat yang mencerminkan isi ringkasan eksekutif. Menampilkan tujuan-tujuan studi dan solusi yang disarankan. Juga memungkinkan penganalisis sekali lagi menekankan pentingnya proyek dan kelayakannya bersama-sama dengan nilai rekomendasi tersebut. Simpulkan proposal tersebut dengan kata-kata positif.
10. Lampiran
Lampiran adalah bagian terakhir dari proposal sistem, dan dapat mencakup informasi-informasi mengenai apa yang dirasa penganalisis sistem akan diperhatikan oleh orang-orang tertentu tetapi tidak perlu memahami studi sistem tersebut dan apa yang sedang diusulkan. Lampiran bisa memuat koresponden yang berhubungan, ringkasan fase-fase yang dilengkapi dalam studi tersebut, detail-detail grafik untuk tujuan-tujuan analisis, atau bahkan studi-studi sistem yang sudah dilakukan sebelumnya.
Proposal Sistem (Memilih gaya penulisan)-menggunakan tabel yang efektif
Berikut beberapa petunjuk untuk tabel-tabel tersebut.
- Cetaklah satu tabel perhalaman, daripada memindahkannya kebagian akhir proposal, integrasikan kedalam batang tubuh proposal.
- Sesuaikan keseluruhan tabel secara vertikal pada satu halaman tunggal jika memungkinkan.
- Letakkan nomor dan judul tabel tersebut dibagian atas halaman. Buatlah judulnya sejelas dan sedekriptif mungkin.
- Beri label setiap barisnya dan kolomnya. Gunakan lebih dari satu baris untuk judulnya bila perlu.
- Gunakan tabel dalam bentuk kotak jika ada cukup ruang. Kolom-kolom yang diatur secara vertikal akan memudahkan untuk dibaca.
- Gunakan tanda bintang bila perlu untuk menjelaskan informasi mendetail yang dimuat dalam tabel tersebut.
Petunjuk menggunakan gambar-gambar didalam proposal sistem
Berikut ini petunjuk-petunjuk untuk membantu meningkatkan proposal sistem melalui penggunaan gambar-gambar.
- Kapanpun bila mungkin, integrasikan gambar-gambar kedalam batang tubuh proposal itu sendiri. Gambar bisa ditempatkan pada halaman yang mengikuti referensi yang pertama. Jika maksud anda adalah ingin meletakkan gambar tersebut pada lampiran, maka tidak perlu memasukkan semuanya.
- Selalu ungkapkan gambar-gambar tersebut didalam teks terlebih dahulu sebelum benar-benar dimunculkan.
- Selalu terjemahkan gambar-gambar tersebut dalam kata-kata, jangan pernah membiarkannya berdiri sendiri tanpa penjelasan.
- Beri judul setiap gambar yang ada, beri label setiap sumbu, dan sediakan keterangan ditempat-tempat yang memerlukan penjelasan.
- Gunakan lebih dari satu gambar bila perlu sehingga poin yang ada buat bisa jelas dan gambar-gambar tersebut tidak kacau.
Selamat membaca dan Terima kasih...
By : Adjie_ss
0 komentar:
Post a Comment