Manajemen Proyek Sistem Informasi "Menyiapkan Proposal Sistem"

Menyiapkan Proposal Sistem

<<Kembali
 
Mengidentifikasi biaya dan keuntungan

• Biaya dan keuntungan sistem komputer yang diajukan harus selalu dipertimbangkan bersama-sama, karena keduanya saling berhubungan satu sama lain dan seringnya tidak bisa dipisahkan.
• Keuntungan dan biaya bisa dianggap nyata dan tidak nyata, baik keuntungan serta biaya nyata dan tidak nyata harus dipertimbangkan saat sistem diamati.
• Biaya dan keuntungan dilihat dari sisi client pengguna sistem informasi yang kita buat.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan (Keuntungan nyata)

• Keuntungan nyata adalah keuntungan-keuntungan yang diukur dalam mata uang yang bertambah, sumber daya dan penghematan waktu untuk organisasi melalui penggunaan sistem informasi.
• Contoh keuntungan nyata adalah meningkatnya kecepatan pemrosesan, akses ke informasi-informasi pada basis yang lebih tepat waktu dibanding kemungkinan sebelumnya, kelebihan daya penghitung komputer yang lebih baik, serta menurunnya jumlah waktu pegawai yang dibutuhkan untuk melengkapi tugas-tugasnya, dan masih banyak yang lain.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan (Keuntungan tidak nyata)

• Keuntungan tidak nyata adalah keuntungan yang tidak bisa diukur.
• Seperti meningkatnya proses pembuatan keputusan, meningkatnya keakuratan, lebih kompetitif dalam hal pelayanan, memelihara citra bisnis yang baik, serta meningkatnya kepuasan kerja para pegawai dengan mengeliminasi tugas-tugas yang membosankan.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan(Biaya nyata)

• Biaya nyata adalah biaya-biaya yang secara akurat bisa diproyeksikan oleh penganalisis sistem dan oleh orang-orang dibagian akunting.
• Seperti biaya peralatan (komputer, terminal), biaya sumber daya (biaya waktu penganalisis sistem,biaya waktu pemrogram,gaji para pegawai lainnya).
• Biaya-biaya ini biasanya sudah ditetapkan dengan baik atau bisa ditemukan dengan mudah, serta merupakan biaya-biaya yang mengeluarkan uang cash perusahaan tersebut.

Mengidentifikasi biaya dan keuntungan(Biaya tidak nyata)

• Biaya-biaya tidak nyata sangat sulit diukur dan tidak bisa diketahui dengan pasti. Atau hal-hal yang mencakup dampak kerugian perusahaan dapat dihilangkan
• Seperti hilangnya sudut kompetitif, hilangnya reputasi menjadi yang pertama dalam hal inovasi atau pemimpin suatu bidang tertentu, menurunnya citra perusahaan yang berkaitan dengan meningkatnya ketidakpuasan pelanggan, serta ketidakefektifan pembuatan keputusan yang berkaitan dengan informasi yang tidak tepat waktu dan tidak akurat.
• Seperti yang dapat anda bayang pada contoh diatas, contoh diatas tidak bisa diukur dalam matauang untuk mengatasi problem diatas. Untuk membantu para pembuat keputusan menilai sistem-sistem yang diajukan berikut semua dampaknya, anda harus memasukkan biaya-biaya tidak nyata meskipun tidak bisa dihitung.

Membandingkan biaya dan keuntungan
Ada beberapa teknik yang sudah dikenal untuk membandingkan biaya dan keuntungan sistem yang diajukan. Mencakup
Analisis titik impas (break-even)
Pengembalian (payback)
Analisis arus uang (cashflow)
Analisis nilai sekarang (present value)
Semua teknik diatas menampilkan cara-cara yang bermanfaat menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan mengenai kegunaan sistem yang diajukan.

Membandingkan biaya dan keuntungan

1. Analisis titik impas
Dengan membandingkan biaya sendirian, penganalisis sistem bisa menggunakan analisis titik impas untuk menentukan kapasitas titik impas dari sistem informasi yang diajukan. Poin dimana total biaya dari sistem yang ada dan sistem yang diajukan saling berpotongan menandakan poin titik impas, poin dimana keuntungan mulai mendatangi perusahaan tersebut untuk mendapatkan sistem informasi yang baru.

Contoh :

 

2. Pengembalian
Pengembalian adalah cara yang mudah untuk menilai apakah suatu perusahaan sebaiknya berinventasi pada sistem informasi yang diajukan, sistem informasi yang didasarkan atas berapa lama waktu yang diperlukan untuk menghasilkan keuntungan kembali dari biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkannya.
Singkatnya, metode pengembalian menentukan jumlah tahun-tahun operasi dimana sistem informasu tersebut perlu mengembalikan biaya investasi.
Contoh tabel :

Contoh grafik :

 

3. Analisis arus uang
Analisis arus uang memperhatikan arah, ukuran, dan pola arus uang yang dihubungkan dengan sistem informasi yang diajukan.
Jika anda sedang mengajukan penggantian sistem informasi yang lama dengan yang baru dan jika sistem informasi baru tersebut tidak bisa menghasilkan kas tambahan untuk perusahaan, maka hanya pengeluaran saja yang akan dihubungkan dengan proyek.
Jika hal ini penting, sistem yang baru tersebut tidak akan ditetapkan atas dasar pendapatan yang dihasilkan serta harus diperhatikan dengan lebih cermat untuk menemukan keuntungan-keuntungan tidak nyata lainnya saat diikuti lebih jauh. 

Contoh : 

 

4. Analisis nilai sekarang
Analisis nilai sekarang membantu penganalisis sistem menyediakan nilai waktu investasi bagi pembuat keputusan didalam sistem informasi serta aliran dana (cash flow).
Nilai sekarang adalah suatu cara menilai semua keluaran ekonomis dan pendapatan dari sistem informasi selama masa hidup ekonomis serta untuk membandingkan biaya saat ini dengan biaya dimasa mendatang serta keuntungan saat ini dengan keuntungan masa datang.

Rumus menghitung nilai sekarang :

Contoh :

Dalam gambar, total biaya sistem sebesar $272000 selama lebih dari enam tahun dan total keuntungannya sebesar $280700

Mengetahui present value dari future value sebuah investasi dari sebelumnya, dengan suku bunga bank tiap tahun 12 %

Petunjuk analisis

1. Penggunaan metode yang diuraikan sebelumnya tergantung metode tersebut diterima didalam organisasi itu sendiri, untuk petunjuk-petunjuk umum, disebutkan beberapa hal sebagai berikut:
2. Gunakan analisis titik-impas jika proyek tersebut perlu ditegaskan dalam hal biaya, bukan keuntungan, atau jika keuntungan secara substansial tidak bisa meningkat bersama dengan sistem yang diajukan.
3. Gunakan pengembalian jika peningkatan keuntungan nyata membentuk suatu argumen yang meyakinkan untuk sistem yang diajukan tersebut.Gunakan analisis arus uang jika proyek relatif mahal untuk ukuran perusahaan atau bila kegiatan usaha secara signifikan dipengaruhi oleh aliran dana keluar (meskipun bersifat sementara)
4. Gunakan analisis nilai sekarang saat periode pengembalian sangat lama atau ketika bunga bank/biaya pinjaman sangat tinggi

Selamat membaca dan Terima kasih ...

By : Adjie_ss